Разработка документации для приборов и промышленного оборудования: особенности, инструменты, специальные приемы
Журавлев ДенисЦифровизация охватила многие сферы бизнеса, а в тех отраслях, где точность имеет критически важное значение, без специализированного софта теперь вовсе не обойтись. Новые технологии оптимизируют затраты и сводят вероятность ошибок к минимуму. Это особенно актуально в производстве промышленного оборудования.
По словам Наталии Долженковой, исполнительного директора компании Elma365 (экосистема продуктов для автоматизации бизнеса), предприятия, модернизирующие свои системы, не просто стремятся перевести работу на новые рельсы, а хотят провести анализ узких мест своих бизнес-процессов.
Одним из таких узких мест является отсутствие четкой и хорошо структурированной пользовательской документации для приборов промышленного оборудования.
Важно понимать, что в этом контексте справочная база является не только инструментом для эффективного обучения и передачи знаний. Она выполняет ряд других не менее важных функций.
Обеспечение безопасности
Безопасность — больная тема тех отраслей, где работа сопряжена со взаимодействием человека и сложных механизмов. Отсутствие наглядных инструкций ведет к неприятным последствиям, соответственно, снабдить работников информацией о мерах предосторожности жизненно необходимо. Многие этим пренебрегают, не смотря на то, что от этого зависит и эффективность рабочих процессов.
Повышение эффективности
Четкие инструкции помогают понять, как использовать оборудование для достижения максимальной производительности. В них также содержится информация об устранении неисправностей в случае поломки. Сюда же можно отнести и вопрос регулярного обслуживания приборов и их диагностики.
Соответствие нормативам
Приборостроение — это целый ряд стандартов и требований. Если сотрудники работают в строгом соответствии с пользовательской справкой, в которой доходчиво описано, как соблюдать нормативы и почему это важно, внезапный аудит предприятия не станет шоком.
Снижение нагрузки на службу поддержки
Очевидный факт, о котором все же стоит упомянуть. Качественная документация разгрузит не только техподдержку, но и избавит пользователей от мучительного поиска нужной информации.
Упрощение интеграции с новым оборудованием
Подробная, а главное актуальная база знаний, облегчает интеграцию новых систем. А приборостроительная отрасль — это постоянное внедрение новых технологий.
Сложности при написании пользовательской документации для приборов и промышленного оборудования
Любая пользовательская документация отличается сложностью в написании, а если речь идет о справке к промышленным приборам, то здесь добавляются трудности специфического характера. Например, нужно особое внимание уделить безопасности и вопросам гарантийного обслуживания. Ниже перечислены типичные проблемы, с которыми сталкивается автор.
Техническая сложность
Промышленное оборудование — это всегда сложная конструкция и от автора справочника требуется глубокое понимание работы механизмов для создания точной и понятной документации. В идеале автор должен иметь техническое образование.
Сложность представляют и специализированные термины. Использование громоздких формулировок затруднит понимание неспециалистами, поэтому важно умение объяснять сложные концепции простым, а иногда и образным языком.
Многообразие пользователей
Рабочие обладают разным уровнем технической грамотности и опыта, а документация должна быть понятна всем категориям пользователей. А если учесть, что продукт ориентирован на международный рынок, то задача автора справочной базы усложняется в разы.
Соответствие нормативным требованиям
Документация должна соответствовать различным нормативным требованиям и стандартам, таким как ISO, OSHA, что требует тщательной проверки и согласования. Нужно учитывать и юридические аспекты, которые предполагают включение такой информации, как условия гарантии, ответственность производителя и т.д. Далеко не каждый технический писатель компетентен в подобных вопросах. Узнать об этих нюансах можно при тесном контакте с руководством предприятия.
Тестирование пользовательской документации
Требуется поверять не только точность документа, но и его удобство. Для улучшения справочной базы часто применяют А/Б тестирование. Его результаты выявляют слабые места документа и помогают посмотреть на него глазами пользователя. Зачастую технический писатель упускает моменты, которые ему кажутся очевидными.
Рекомендации при создании пользовательской документации для приборов и промышленного оборудования
Поддерживайте актуальность информации
Документация должна постоянно обновляться, чтобы соответствовать текущему состоянию системы. Несмотря на очевидность этого требования, многие авторы пренебрегают им. О том, что будет, если игнорировать актуализацию данных, мы подробно писали в статье "Применение теории разбитых окон в написании документации". Суть ее в том, что устаревшая или неточная информация приводит к ошибкам, непониманию и к деградации системы, подобно тому, как разбитое окно в здании провоцирует дальнейшее разрушение.
Пишите ясно и просто
Информация должна быть изложена лаконичным и понятным языком, без избытка технической терминологии. Это общее правило для любого текста, но в данном случае оно напрямую влияет на измеримые показатели эффективности. Чем проще документация, тем быстрее сотрудники смогут освоить систему и начать эффективно работать, что, в свою очередь, хорошо отразится на производительности.
Структурируйте контент
Документация должна иметь четкую структуру, логичную организацию и удобную навигацию. Для определения оптимальной структуры разделов и пунктов меню можно использовать A/B-тестирование, чтобы выяснить, какая организация информации наиболее удобна для пользователей. Хорошая структура облегчает поиск нужной информации и повышает удобство использования документации.
Применяйте принцип наглядности
Использование схем, диаграмм и других визуальных элементов значительно облегчает понимание сложных процессов. Так же, как и текст, визуальное отображение приборов и оборудования должно быть подробным: съемка с разных ракурсов, крупные планы, хорошее освещение, подписи на изображениях. Важно показать их принципиальные схемы, циклограммы работы и т.д.
Важно, чтобы все медиа материалы были оформлены в едином стиле, чтобы избежать визуального хаоса и сохранить профессиональный вид документа. Обычные текстовые редакторы, такие как Word, предлагают ограниченные возможности для кастомизации и стилизации медиа контента, поэтому для создания качественной и наглядной документации предпочтительнее использовать специализированное ПО.
Используйте язык, понятный всем
Документация должна быть понятна всем пользователям, независимо от их уровня технической подготовки. Создание текста, который будет одинаково доступен сотрудникам разных подразделений, — сложная задача. В этом случае на помощь приходят следующие средства:
- видеоролики;
- таблицы;
- схемы;
- диаграммы.
Для эффективного создания таких наглядных материалов рекомендуется использовать программное обеспечение, заточенное под разработку пользовательских руководств. Такой софт предоставляет инструменты не только для создания и управления медиа контентом, но и для структурирования информации.
Dr.Explain — инструмент, ускоряющий создание пользовательской документации для приборов и промышленного оборудования
Упомянутая в самом начале статьи компания Elma365, для написания справочной документации к своему ПО использовала программу Dr.Explain. О том, как это происходило и к чему привело, вы можете почитать в нашей статье на сайте. Давайте посмотрим, какие возможности она предлагает.
Готовые визуальные стили
Хорошо структурированный и визуально привлекательный текст легче читать и понимать. Приятно оформленная документация помогает удерживает внимание пользователя. Это особенно важно для длинных и сложных текстов, где легко потерять концентрацию. Стиль документации должен соответствовать общему стилю бренда компании. Это помогает создать целостный образ и укрепить бренд в сознании пользователей.
Шаблоны пользовательских документаций с подготовленной структурой
Начните писать пользовательскую справку в Dr.Explain с заранее подготовленных шаблонов со структурой разделов.
Экспорт документов в HTML, PDF, Word, CHM
Экспорт одного документа сразу в несколько форматов экономит массу времени. Результат вывода в нужный вам формат можно оценить прямо в процессе создания. Настройки экспорта помогут вывести определенные части контента для соответствующей категории пользователей.
Импорт старых документов
Dr.Explain справится с импортов имеющихся у вас проектов в разных форматах.
Организация коллективной работы
Многие пользовательские справки пишутся одновременно целой группой авторов. В таких случаях не обойтись без функционала совместной работы над одним документом. В Dr.Explain это реализовано при помощи облачного сервиса TiWri.
В последнее время возможность распределенной работы над проектами стала очень востребованной, и в таком профессиональном инструменте, как Dr.Explain, соответствующий функционал предусмотрен.
Это неполный список возможностей, которые предлагает Dr.Explain.
В бесплатной версии весь функционал доступен в полном объеме. Перейдите на одну из платных лицензий, если потребуется расширить возможности софта для вашего проекта.
Скачать программу для написания руководства пользователя и начать создавать документацию для вашего оборудования в бесплатном режиме можно по ссылке.
Заключение
Разработка пользовательской инструкции для приборов и промышленного оборудования — это комплексный процесс, который обеспечивает безопасность, эффективность и правильную эксплуатацию техники. Качественная документация не только помогает пользователям разобраться с устройством, но и является обязательным условием для сертификации и соответствия стандартам.
Использование специализированного ПО для создания пользовательской документации имеет ряд дополнительных возможностей, недоступных в обычных текстовых редакторах. Качественный документ требует больше времени на создание, но это облегчает дальнейшую поддержку и снижает риски ошибок при работе с оборудованием.