Как выбрать программу для написания пользовательской документации: SaaS или десктопное ПО?
Журавлев ДенисВажнейшие функции пользовательской документации
Качественная техническая документация — это не просто сборник инструкций, а незаменимый инструмент для успешной работы любой организации, использующей сложное оборудование или программное обеспечение. Она играет ключевую роль в понимании, использовании продукта, снижении затрат на обучение персонала и улучшении взаимодействия между сотрудниками и клиентами.
Какие преимущества дает хорошо структурированная документация?
Повышение качества работы персонала
Детальное описание бизнес- и производственных процессов от разработки до эксплуатации минимизирует ошибки, способствует слаженной работе всех подразделений.
Ускоренное обучение
Четко структурированная документация позволяет новым сотрудникам быстро освоиться и начать продуктивно работать.
Повышение удовлетворенности клиентов
Подробные инструкции и обширная база знаний позволяют клиентам самостоятельно решать большинство вопросов, снижая нагрузку на службу поддержки и укрепляя лояльность к бренду.
Соответствие стандартам
Документация служит доказательством соблюдения всех необходимых требований и норм, что важно для получения сертификатов и поддержания репутации компании.
Упрощение модернизации
Благодаря документации легче понять текущую архитектуру системы, выявить узкие места и спланировать эффективные обновления.
Существуют ли программы, помогающие писать документацию?
Есть два типа приложений, выбор между которыми зависит от конкретных задач и предпочтений. Это SaaS (software-as-a-service) и традиционные приложения для настольных компьютеров. Оба имеют свои преимущества и недостатки.
SaaS или веб-приложения для написания технической документации
Этот подход подразумевает доступ к приложениям через интернет по подписке. Вместо того, чтобы устанавливать программное обеспечение на компьютеры, пользователи подключаются к приложению через веб-браузер или мобильное приложение. Вся инфраструктура находится у поставщика услуги, который обеспечивает безопасность, регулярные обновления и оказывает техническую поддержку.
Десктопное ПО для написания документации
В отличие от веб-приложений, десктопные не требуют постоянного подключения к интернету и обычно предоставляют более широкий функционал. Они устанавливаются непосредственно на компьютер пользователя, и все данные хранятся локально. Пользователь сам обеспечивает безопасность и своевременные обновления.
Давайте сравним эти два подхода к работе.
Часть 1: Сравнение ключевых характеристик
Доступность
SaaS-приложение запускается на любом устройстве, подключенном к сети интернет
Онлайн-приложения доступны практически с любого устройства, будь то компьютер, планшет или смартфон, имеющий подключение к интернету. Однако на скорость работы и доступность напрямую влияют качество и скорость соединения.
Установка программы на ПК не требуется, поэтому если в приложении над созданием документации планирует работать целый отдел, отпадает потребность в специалисте, который должен контролировать совместимость программного обеспечения, не забывать о своевременных обновлениях и отвечать за бесперебойное функционирование софта на каждой машине.
Десктопное ПО доступно только на определенном компьютере
С десктопным ПО ситуация прямо противоположная: вы привязаны не к сети интернет, а к конкретному ПК, на котором установлена программа для создания технической документации. Без постоянного интернет-соединения стабильность и устойчивость вашей системы гарантирована, поэтому там, где в приоритете непрерывность и автономность рабочих процессов, используется ПО для настольных компьютеров.
Стоимость
SaaS-приложение доступно по подписке
Подписочная модель выгодна небольшим организациям, поскольку предлагает гибкие тарифы и не предполагает крупных вложений на старте.
Оплатив подписку, вы избавляете себя от многих проблем: базовый функционал для создания проекта предоставлен разработчиком сервиса. А представьте, что вы поднимали бы всю инфраструктуру с нуля: вложились в сервера, приобрели рабочие станции, и в какой-то момент вас перестало что-то устраивать. Потеря инвестиций была бы болезненной, а в данном случае вы просто прекращаете сотрудничество с платформой и переходите на новую.
Однако с ростом требований к программе по написанию документации вы будете вынуждены обратиться к более серьезным инструментам, например, к настольному ПО. SaaS — это низкая стоимость на старте, но более высокие траты на длинном горизонте.
Десктопное приложение доступно по длительным лицензиям
За единовременную плату вы можете приобрести относительно длительную или даже бессрочную лицензию. Такая модель, требующая более существенных разовых вложений, подходит крупным организациям.
Хотя SaaS-решения часто позиционируются как экономичные, в некоторых случаях десктопные приложения могут оказаться более выгодным вариантом. Например, использование десктопного ПО, работающего в закрытом контуре, существенно снижает риск утечки данных. Десктопное ПО проще интегрировать с уже имеющимися информационными системами и базами данных компании.
Если разработчик онлайн-сервиса прекратит его поддержку, пользователи больше не смогут продолжить работу. Это еще один аргумент в пользу настольных приложений: владельцы ПО продолжат работу в любом случае, т.к. ни с каким онлайн-сервисом они не связаны.
Настольное ПО — это высокие вложения в начале, но большая выгода в перспективе.
Функциональность
SaaS чаще обладает ограниченным функционалом
Эти ограничения обусловлены тем, что работа проходит в браузере. Сложная обработка графики или видео, экспорт файлов в различные форматы, подключение сторонних источников данных и другие специфические функции в онлайн-сервисе зачастую либо не реализованы, либо уступают аналогичным функциям настольных приложений.
Функциональность десктопного ПО практически не ограничена
С десктопным ПО вы можете решать любые задачи: создавать графические материалы любой сложности, использовать различные источники данных, проводить глубокую кастомизацию своей технической документации, экспортировать проекты в любые форматы, использовать командную строку для автоматизации и многое другое.
Производительность
Производительность SaaS-приложений более низкая
На производительность SaaS влияет много факторов: скорость сетевого соединения, возможности браузера, мощность серверов, которые использует разработчик сервиса.
Производительность десктопного ПО выше
Десктопное приложение не зависит от внешних факторов. Оно работает на машине, которая максимально эффективно использует оперативную память и мощности процессора. Производительность десктопного ПО может ограничиваться лишь техническими характеристиками ПК технического писателя.
Безопасность
Безопасность Saas-решений не контролируется пользователем
Пользователь может предпринять ряд действий по защите данных, но работа по этим вопросам по большей части лежит на поставщике услуги. SaaS-сервисы могут подвергнуться атаке через уязвимости серверов или браузера.
Безопасность настольных приложений контролируется пользователем
При использовании десктопного ПО все данные хранятся локально, а не на общедоступных серверах, которые могут подвергнуться взлому извне, либо сотрудники сервиса могут получить доступ к конфиденциальной информации. Вероятность утечки данных снижается.
Часть 2: Факторы, влияющие на выбор
Размер компании и бюджет
SaaS для небольших компаний с ограниченным бюджетом
SaaS — это решение для тех, кто не готов к большим вложениям на старте и не хочет заниматься настройкой локальной среды. Если необходимо написать техническую документацию без глубокой кастомизации и в максимально сжатые сроки, то онлайн сервис легко с этим справится.
Настольное ПО для тех, кто хочет серьезно погрузиться в создание документации и у кого есть специфические требования
Если вы хотите обеспечить основательный подход к написанию пользовательской документации и не беспокоиться о безопасности данных, то десктопное приложение для вас подходящий вариант.
Требования к безопасности данных
SaaS обеспечивает базовые требования к безопасности
Поскольку данные хранятся на публичных серверах, к ним имеют доступ сотрудники сервиса. Это повышает риск потери секретной информации в результате постороннего вмешательства. Если последствия потери данных для вас не велики, можно смело довериться онлайн сервису и наслаждаться мобильностью.
Десктопное ПО обеспечивает более надежную защиту
Если безопасность и конфиденциальность для вас на первом месте, однозначно вам стоит присмотреться к настольной программе для написания документации и взять защиту данных под полный контроль.
Технические компетенции сотрудников
SaaS — это минимальный порог вхождения
Учитывая простоту браузерных приложений, начать пользоваться ими можно без предварительного изучения. Базовый функционал позволяет приступить к работе пользователю с нулевым опытом.
Десктопное ПО может потребовать некоторых знаний
Поскольку возможности десктопных приложений существенно шире, новичкам может потребоваться какое-то время на ознакомление. Не стоит забывать, что создание документации с использованием такого ПО сопровождается необходимостью обновления, а это может выходить за рамки компетенции сотрудников.
Часть 3: Когда выбрать SaaS, а когда десктопное ПО?
Сценарии использования SaaS
SaaS выбирают, если важен быстрый старт, кроссплатформенность и мобильность.
Если вашу документацию пишет распределенная команда, и требования к сложности проекта умеренные, онлайн приложение покроет все потребности.
Сценарии использования десктопного ПО
Десктопное ПО - это подходящий вариант, если требуется стабильность и высокая эффективность. Это и повышенная безопасность данных, и возможность интеграции с функциями операционной системы компьютера и сторонними системами.
Резюме
Десктопное ПО для написания технической документации обладает возможностями бесшовной интеграции с разным оборудованием. Это делает его безальтернативным решением для работы в профессиональной сфере, где получить высокую производительность можно только применяя специализированный инструмент. Весь спектр задач, с которыми справляется настольное приложение, SaaS еще не под силу.
Поскольку SaaS — это по сути графический интерфейс с бизнес-логикой на сервере, прелесть его заключается в том, что он не требует установки и обновляется автоматически. Зато десктопные решения более производительны и безопасны. При работе с настольным ПО информация хранится на вашем устройстве, обеспечивая контроль над сохранностью данных.
Сегодня развивается гибридный подход. Например, десктопное приложение для разработки пользовательской документации Dr.Explain сочетает преимущества обоих подходов, предлагая более гибкую и эффективную технологическую систему. Так, интеграция Dr.Explain с облачной платформой позволит организовать совместную работу большого количества сотрудников.
Разрабатывая документацию в Dr.Explain, вы получаете мощь настольного ПО и 20-летний опыт разработчиков. Ознакомьтесь с реальными примерами использования на странице “Пользовательские истории успеха”.
Учитывая стремительное развитие технологий, симбиоз SaaS и десктопных программ продолжит развиваться и станет более тесным. Они будут дополнять друг друга, и, возможно, их отличия со временем будут едва заметны, а вопрос, вынесенный в заголовок статьи, станет и вовсе неактуальным.
Надеемся, что статья облегчила выбор и начало работы над пользовательской документацией к вашему продукту для вас будет быстрым и несложным.