Дэвид Суиндон, ИТ-директор Trustco Group Holdings, рассказывает, в чем Wiki и Microsoft Word уступают Dr.Explain.
— Какие услуги предоставляет ваша компания?
— Trustco Group Holdings (tgh.na) — это компания, специализирующаяся на банковском деле, финансах, страховании и инвестициях.
Укоренившись в Намибии и распространив свою деятельность на остальные страны Африки и развивающиеся рынки за ее пределами, мы стремимся расти, чтобы быть еще привлекательнее для акционеров, клиентов и сотрудников, оказывая положительное влияние на мир вообще и окружающее нас общество в частности.
Мы предоставляем услуги нашим основным отраслям. Внедряем технологии для обеспечения инновационных и доступных решений в каждом из сегментов. Мы несем ответственность перед всеми заинтересованными сторонами за обеспечение ценности и устойчивой доходности их инвестиций. Мы ценим наших сотрудников и признаем их интеллектуальную ценность и преданность делу как важную составляющую успеха.
— Что входит в ваши основные обязанности?
— Я главный директор по информационным технологиям Trustco Group Holdings. В мои основные обязанности входит надзор и управление ИТ-ландшафтом Trustco, а также управление подразделением по разработке ИТ-программ. Здесь мы внедряем инновации и создаем решения, повышающие эффективность на всех уровнях деятельности.
— Почему вы стараетесь писать качественную пользовательскую справку?
— Пользовательская документация, наряду с другой документацией, фиксирующей различные аспекты бизнеса, является краеугольным камнем, эффективно сохраняющим знания, передающим их на различных носителях и предоставляющим пользователю и бизнесу возможность иметь готовые ссылки на документированные процессы, процедуры и функциональность приложений в доступной форме.
— Чем вас не устроил старый подход?
— Нам нужен был процесс, в рамках которого мы могли бы легко документировать требования к системам и процессам на разных уровнях, чтобы иметь возможность использовать единое хранилище консолидированной информации для конкретного проекта, над которым мы работали. Ранее мы использовали другие инструменты, такие как Wiki и Microsoft Word, которые работали хорошо, но не справлялись со всеми задачами или требовали доработки для конвертации в форматы PDF, CHM или веб.
— Пробовали ли вы другие решения для создания справок помимо Dr.Explain?
— На рынке есть и другие программы. На тот момент мы приняли решение, что нам нужно легко делать скриншоты и перечислять элементы управления прямо из приложения для документации, создавать справку и размещать CHM в наших программах. В то время не было ничего, что обладало бы такими возможностями и простотой, как Dr.Explain.
Dr.Explain позволяет объединить в одном месте документацию пользователя, техническую документацию и управление изменениями. У вас есть возможность просто отметить корневые узлы, чтобы они были скрыты, а затем создать документацию, включающую только нужное. Все в одном месте, а значит, у нас есть всеобъемлющий главный документ по каждому проекту.
— Почему Dr.Explain стал для вас оптимальным решением?
— Мы выбрали Dr.Explain, потому что он комплексный и интуитивно понятный. Он очень гибкий, с мощными функциями, отвечающими всем нашим потребностям. Обратная связь и поддержка со стороны разработчиков полезны и оперативны. Это очень важно для нас.
— Довольны ли вы своим выбором?
— Мы можем создавать встроенную справку в наших приложениях, используя одну и ту же базу. Мы можем выпускать документацию и руководства в формате PDF, а также создавать онлайн хранилище материалов для пользователей, чтобы они могли разобраться в системе.
— Для новых сотрудников и перекрестного обучения информация является последовательной, и если кому-то нужно пройти переподготовку, он может легко обратиться к ней, не боясь, что не поймет ее правильно с первого раза. Для управления и отчетности, для управления изменениями вся информация готова и доступна для получения любого результата. Нам очень нравятся переменные в Dr.Explain, поскольку они позволяют нам версионировать документацию в одном проекте. Пользователи могут легко увидеть, что перед ними последняя версия документа.
— Можете ли вы предложить идеи по улучшению Dr.Explain?
— Нам очень нравится пользоваться этим продуктом, а встраивание видео и ссылок в социальные сети — это большой плюс! Мы можем настраивать HTML под наши нужды. Мне бы хотелось, чтобы в программу можно было встраивать документы, чтобы мы могли включать такие объекты, как диаграммы Visio и т.д. Кроме того, было бы здорово, если бы один узел документа Dr.Explain File ссылался на другой узел в другом документе, чтобы при создании выходных данных они объединялись, обеспечивая больше возможностей для повторного использования стандартов и общих элементов, которые мы создаем.