Не впервые мы обращаемся к теме пользовательских руководств для ERP-систем. Системы учета проникают во все отрасли и становятся все более сложными, а это значит, что растет потребность в обучении персонала.
В этот момент остро встает вопрос о выборе эффективного инструмента для написания доступных инструкций.
Грег Бергсма, генеральный директор компании Raptor SSC, поделился своей историей успешного внедрения программного обеспечения для написания пользовательской документации и как это помогло им и их клиентам.
— Расскажите, пожалуйста, о вашей компании и ее проектах.
— Raptor SSC Pty Ltd (www.raptorssc.com) — поставщик первых в мире продуктов и услуг, помогающих организациям демонстрировать эффективность должного уровня. Благодаря нашим продуктам организации могут достичь совершенства в своей деятельности по обеспечению гарантий и управлению рисками, что, в свою очередь, вносит значительный вклад в реализацию корпоративной стратегии. Мы помогаем сделать рабочие места безопасными, а организации — более эффективными, результативными и продуктивными.
— Наша система управления соответствием нормативным требованиям HawkEye™ помогает большим и малым организациям проводить аудиты для любой системы. Она предоставляет отчеты одним нажатием кнопки, избавляя от многодневной работы и обеспечивая простой анализ данных для принятия эффективных решений. Мы помогаем организациям тратить на аудит на 30% меньше времени, что высвобождает ресурсы на то, чтобы заниматься своим бизнесом, будучи уверенными в том, что их аудит обеспечит безопасность рабочих мест.
— Что входит в ваши основные обязанности в компании?
— Я отвечаю за стратегическое направление и технологические инновации, а также за исследования и разработки в компании.
— Почему вам и вашим клиентам важна справочная документация?
— Пользователям нужна под рукой актуальная справочная информация. Она требуется им в разных видах, исходя из того, какие технологии они используют.
Кому-то нравятся печатные руководства, кому-то — электронные, кому-то — контекстно-зависимая помощь. Не все можно понять и освоить самостоятельно, поэтому необходима справочная информация в той форме или формах, которые нужны пользователю.
— Как вы раньше управляли справочной документацией?
— До создания руководства пользователя у нас не доходили руки больше года. Объем работы, необходимый для его написания, был таким пугающим, что проект постоянно откладывался. Первая попытка с использованием MS Office, включая Visio, была довольно трудоемкой и не смогла помочь нам реализовать все, что мы хотели видеть в своей справочной системе. Приближался срок выхода следующего крупного релиза нашей системы, и мы не могли больше ждать появления справочной документации. Но мы знали, что должны сделать это, и подойти к этому инновационнее, чем раньше.
— Пробовали ли вы другие решения?
— Мы рассмотрели несколько вариантов на различных сайтах. Особенно полезным оказался обзор на сайте Dr.Explain от Виктора Уилера. Нам показалось, что Dr.Explain будет прост в использовании и очень эффективен с точки зрения затрат, и мы начали с пробной версии.
— Почему вы выбрали Dr.Explain?
— Во время пробной версии мы использовали Dr.Explain для разработки справочной документации и оценивали, насколько хорошо он создает документацию в форматах HTML, CHM и PDF. Поддерживая различные форматы, мы ожидаем, что наши клиенты будут получать доступ к справочной документации так, как им удобно. Разработка оказалась очень простой, а аннотация изображений — очень впечатляющей функцией. Мы приобрели лицензию, а затем обнаружили, что наведение мышки на подсказки еще больше повышает удобство работы.
— Какую пользу приносит Dr.Explain вашему бизнесу?
— В итоге получилась очень профессиональная справочная система, которая предоставляет нужную документацию на различных платформах (PC, Mac или любой, где есть браузер или программа просмотра PDF) четко и удобно — как HawkEye. Разработка справки проста, как и ее обновление. Dr.Explain улучшает наш и без того элегантный и профессиональный продукт, придавая ему гибкость, которая нравится пользователям. С его помощью мы можем легко обновлять справочные ресурсы. Это экономит время и деньги нашей компании и наших клиентов.
— Вы хотите что-то добавить?
— Поддержка, которую мы получили от Dr.Explain во время тестового периода, была своевременной и профессиональной. Наша компания находится в Австралии, и мы обычно сталкиваемся с задержками при работе с зарубежными организациями из-за значительной разницы во времени. Dr.Explain отвечал на наши запросы в тот же день почти во всех случаях. Это быстро устранило препятствия, и мы смогли продолжить разработку справочной системы, чтобы быстро получить очень профессиональный результат.